KI-Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe automatisieren, manuelle Arbeit reduzieren und bestehende Systeme intelligent miteinander verbinden.
Für wen das gedacht ist
KI-Prozessautomatisierung eignet sich für Unternehmen, in denen wiederkehrende Aufgaben viel Zeit binden, Informationen mehrfach übertragen werden oder Abläufe zwischen verschiedenen Programmen manuell koordiniert werden müssen. Besonders sinnvoll ist sie für KMU, die ihre Prozesse effizienter gestalten möchten, ohne bestehende Systeme vollständig zu ersetzen. Automatisiert wird dort, wo Aufwand reduziert, Fehler vermieden und Mitarbeiter spürbar entlastet werden können.
- Rechnungen automatisch verarbeiten. Eingehende Rechnungen werden aus E-Mails oder PDF-Dateien ausgelesen und für Freigabe oder Buchhaltung vorbereitet.
- Kundenanfragen automatisch zuordnen. Anfragen aus E-Mail oder Website werden erkannt, kategorisiert und an die zuständige Person weitergeleitet.
- Daten zwischen Systemen übertragen. Kunden-, Auftrags- oder Projektdaten werden automatisch zwischen bestehenden Programmen synchronisiert.
- Angebote und Dokumente vorbereiten. Wiederkehrende Angebote, Berichte oder Dokumente werden aus vorhandenen Daten automatisch vorbereitet.
- Abläufe automatisch auslösen. Erinnerungen, Freigaben, Statusmeldungen oder interne Aufgaben werden nach definierten Regeln automatisch gestartet und dokumentiert.
Was konkret enthalten ist
- Beratung und Planung. Wir analysieren bestehende Abläufe, Systeme und Schnittstellen und identifizieren gezielt jene Schritte, bei denen Automatisierung sinnvoll ist. Daraus entsteht ein klarer Umsetzungsplan mit definierten Zielen, Prioritäten und einem transparenten Fixpreis.
- Schnittstellenprogrammierung. Wir verbinden bestehende Systeme und Anwendungen miteinander, damit Daten automatisiert ausgetauscht und doppelte Eingaben vermieden werden. Dabei berücksichtigen wir vorhandene Software, technische Schnittstellen und die tatsächlichen Anforderungen Ihres Betriebs.
- KI-Implementierung. Künstliche Intelligenz setzen wir dort ein, wo klassische Regeln an Grenzen stoßen – etwa bei der Verarbeitung von Dokumenten, der strukturierten Auswertung von Texten oder der automatisierten Vorbereitung von Inhalten und Entscheidungen.
- Wartung und Weiterentwicklung. Automatisierte Prozesse werden laufend an technische Änderungen, neue Anforderungen und bestehende Systeme angepasst. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung, Überwachung und Weiterentwicklung, damit Ihre Automatisierungen dauerhaft zuverlässig funktionieren.
Wie eine Automatisierung entsteht
etwa 30 Minuten
Erstgespräch
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre aktuelle Situation, bestehende Abläufe und das gewünschte Ziel. Dabei erhalten wir einen ersten Eindruck davon, wo Automatisierung sinnvoll eingesetzt werden kann.
in der Regel 1 Termin, je nach Umfang vor Ort oder remote
Prozessanalyse
Wir analysieren den bestehenden Prozess im Detail, betrachten eingesetzte Systeme, Schnittstellen und manuelle Arbeitsschritte und identifizieren konkrete Optimierungs- und Automatisierungspotenziale.
in der Regel innerhalb einer Woche
Konzept und Angebot
Auf Basis der Analyse erhalten Sie ein klares Umsetzungskonzept mit definiertem Leistungsumfang, Prioritäten und einem transparenten Fixpreis. Dabei wird festgelegt, welche Prozesse automatisiert werden und welche Systeme eingebunden werden.
je nach Projektumfang
Umsetzung
Die Umsetzung erfolgt strukturiert und schrittweise. Einzelne Automatisierungen werden eingerichtet, getestet und gemeinsam mit Ihnen geprüft, bevor weitere Prozessschritte integriert werden.
nach Abschluss, Betreuung auf Wunsch laufend
Übergabe und laufende Betreuung
Nach erfolgreicher Umsetzung erhalten Sie die vereinbarten Zugänge und eine nachvollziehbare Dokumentation. Auf Wunsch übernehmen wir anschließend die laufende Wartung, Überwachung und Weiterentwicklung der Automatisierung.
Pakete und Preise
Kontaktieren Sie uns und wir klären Ihre Anforderungen und mögliche Lösungswege. Anschließend haben Sie eine erste Einschätzung zu Aufwand, Umsetzung und Kosten.
+43 676 93 28 347Häufige Fragen
Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich Prozessautomatisierung?
Nicht die Betriebsgröße ist entscheidend, sondern wie häufig ein manueller Arbeitsschritt anfällt und wie viel Zeit er kostet. Ein Vorgang, der jeden Arbeitstag mehrere Minuten benötigt, kann über ein Jahr bereits erheblichen Aufwand verursachen. Deshalb kann Automatisierung auch für kleine Unternehmen sinnvoll sein. Seltene oder einfache Abläufe müssen dagegen nicht zwangsläufig automatisiert werden.
Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden?
Geeignet sind vor allem wiederkehrende digitale Arbeitsschritte wie das Übertragen von Daten zwischen Programmen, die Verarbeitung von Dokumenten, Benachrichtigungen, Freigaben oder die Vorbereitung standardisierter Informationen. Vor der Umsetzung analysieren wir den tatsächlichen Ablauf und prüfen, ob eine Automatisierung technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.
Muss ich für eine Automatisierung meine bestehende Software wechseln?
In vielen Fällen nicht. Bestehende Programme können häufig über Schnittstellen oder andere Integrationen miteinander verbunden werden. Ein Wechsel wird erst dann relevant, wenn ein vorhandenes System benötigte Daten oder Funktionen technisch nicht sinnvoll bereitstellen kann. In diesem Fall vergleichen wir Aufwand und Nutzen der möglichen Alternativen.
Wie wird künstliche Intelligenz bei Automatisierungen eingesetzt?
KI eignet sich vor allem für Aufgaben, die sich nicht vollständig mit festen Regeln beschreiben lassen. Dazu können das Auslesen von Dokumenten, das Einordnen von Anfragen oder das Vorbereiten von Texten gehören. Klare und vorhersehbare Arbeitsschritte setzen wir bevorzugt regelbasiert um, weil dies häufig einfacher, nachvollziehbarer und zuverlässiger ist.
Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler macht?
Kritische Abläufe werden mit geeigneten Kontrollmechanismen und nachvollziehbaren Protokollen umgesetzt. Unsichere oder ungewöhnliche Fälle können gezielt zur manuellen Prüfung weitergeleitet werden. Besonders bei finanziell oder rechtlich relevanten Vorgängen sollte ein Mensch die notwendige Kontrolle behalten. Welche Sicherheitsmechanismen erforderlich sind, wird für jeden Prozess individuell festgelegt.
Ersetzt Prozessautomatisierung Mitarbeiter?
Unser Ziel ist nicht der Ersatz von Mitarbeitern, sondern die Reduktion wiederkehrender manueller Tätigkeiten. Automatisiert werden typischerweise Arbeitsschritte wie Dateneingabe, Übertragung, Sortierung oder Benachrichtigungen. Dadurch bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die Fachwissen, persönliche Kommunikation oder menschliche Entscheidungen benötigen.
Wem gehören die Automatisierungen, die Pfandl Digital Solutions umsetzt?
Die Lösung wird so umgesetzt, dass Sie die vereinbarten Zugänge und Dokumentationen erhalten und möglichst unabhängig bleiben. Wo technisch sinnvoll, laufen eingesetzte Dienste über Ihre eigenen Konten. Dadurch kann eine bestehende Automatisierung auch von einem anderen Dienstleister betreut oder weiterentwickelt werden, sofern die verwendeten Plattformen und Lizenzbedingungen dies ermöglichen.
Wenn sich zeigt, dass kein vorhandenes Programm den Ablauf abbilden kann:
Individuelle SoftwarelösungenIn 30 Minuten zu einer ersten Einschätzung
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen und mögliche Lösungswege. Anschließend haben Sie eine erste Einschätzung zu Aufwand, Umsetzung und Kosten.